Le recours à une agence de gestion d’événements peut vous faire gagner du temps et de l’argent
Pourquoi faire appel à une société de gestion d’événements ? Souvent, les gens se voient demander par leur supérieur d’organiser un événement d’entreprise en plus de leur travail normal et leur charge de travail est déjà lourde. Ils ont du mal à s’adapter à l’organisation de l’événement et ce n’est plus un plaisir mais un inconvénient stressant. Si vous organisez une fête locale, vous avez une bonne connaissance de la région, mais que se passe-t-il si on vous demande d’organiser un événement ailleurs, à l’étranger peut-être ? Même si vous cherchez à organiser un événement à Londres et que vous pensez bien connaître la ville, il existe littéralement des milliers de lieux de tailles et de thèmes différents qui accueillent un large éventail d’événements – par où commencer ? Quels sont les avantages de faire appel à une société de gestion d’événements ?
Recherche de lieux
La recherche d’un lieu est la première étape du processus. Vous devez savoir quel type d’événement vous souhaitez organiser – une conférence, un lancement de produit, une exposition, une fête de Noël, une réunion de partenaires de distribution, etc. Vous devez également connaître le lieu idéal, qui dépendra de l’endroit d’où vient votre public – s’il arrive en avion de l’étranger, vous devrez être à proximité d’un aéroport. S’ils viennent en voiture, vous voudrez peut-être être près d’une autoroute. Si vous recherchez un lieu tranquille à la campagne, vos exigences seront différentes et l’accessibilité ne sera pas aussi importante que les environs. Vous devez ensuite savoir combien de personnes sont attendues pour l’événement et de combien de salles de réception vous avez besoin. S’il s’agit d’une conférence, vous pouvez envisager des salles de réunion, mais s’il s’agit d’une fête estivale en plein air, vous voudrez un bâtiment suffisamment grand pour accueillir les invités par temps de pluie ou, si le temps est plus clément, vous pouvez même envisager un événement sur le toit d’un jardin.
Restauration
Vous devez également penser à la restauration – avez-vous besoin d’un buffet, d’un repas assis, d’un barbecue ? Il existe également une grande variété d’exigences alimentaires, de préférences culturelles et d’allergies qui doivent être communiquées aux traiteurs. Quelles sont les installations nécessaires sur place ? Un terrain de golf, un spa, des terrains pour des activités, etc.
Et tout cela avant même de commencer votre recherche ! Par où commencer ? L’internet, bien sûr, sera le premier endroit que vous visiterez. Oui, c’est un excellent endroit pour faire des recherches, mais croyez-moi, quand vous pensez avoir trouvé le lieu parfait et que vous allez le visiter, vous vous rendez compte que le site web a été photoshoppé à l’extrême, vous devez recommencer et commencer à réaliser que vous ne pouvez pas croire tout ce que vous voyez.
Que fait une agence de gestion d’événements ?
Le recours à une agence de gestion d’événements présente de nombreux avantages. Une agence de gestion d’événements aura organisé des milliers d’événements différents au Royaume-Uni et dans le monde entier. Elle connaîtra les meilleurs endroits et aura beaucoup d’idées pour votre événement particulier. Ils prendront tout le temps nécessaire à la recherche du lieu idéal. Ils recherchent les lieux, les capacités, les coûts, les menus, les installations, etc. et choisissent ceux qui conviennent le mieux à votre événement. En plus des lieux, vous obtiendrez des suggestions pour l’orientation et le divertissement de votre événement. Conception et réalisation de décors audiovisuels, activités de renforcement de l’esprit d’équipe, divertissement en soirée, location de mobilier.
Toutes ces idées sont ensuite exposées dans une proposition claire et détaillée que vous pourrez examiner et présenter à votre équipe.
Affiner les idées et créer l’événement
Une fois que vous avez présélectionné les lieux qui vous intéressent, des visites sont effectuées pour s’assurer qu’ils conviennent à votre événement et vous pouvez décider, après ces visites, de celui que vous préférez. L’équipe de gestion de l’événement travaille ensuite avec le lieu et les fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et vous épargner le processus de négociation, souvent délicat.
Il faut ensuite gérer vos délégués. Cela comprend l’inscription, l’assistance au voyage, les demandes spéciales et la communication. Tout cela est géré par un portail d’inscription en ligne accessible par téléphone portable. Des applications pour les événements peuvent être créées si nécessaire.
Bien entendu, vous conservez le contrôle global de l’événement et du processus décisionnel, mais une agence de gestion d’événements vous épargne le travail fastidieux.